Dostal se ke mně e-mail časopisu Právní magazín Výbor, ve kterém mě zaujala odpověď na otázku uvedenou v nadpisu tohoto článku. Mnoho členů výborů tento časopis zná, mnoho členů výborů na rady v něm uveřejněné dá. Vzhledem k tomu, že odpověď považuji za velmi nebezpečnou z toho důvodu, že by se jí mnozí členové výboru mohli závazně řídit, musím na to reagovat. Tak se na to spolu podívejme. Dotaz a odpověď z e-mailu v PDF je zde.

Dotaz čtenáře

Naše SVJ musí zvolit nový výbor, shromáždění bylo ale neusnášeníschopné. Chceme řešit per rollamem. Mnoho z vlastníků ovšem své byty pronajímá a problém je pak i s doručováním pošty. Ve stanovách máme sice rozesílání informací i formou emailů, ale není tam zakotvena možnost zpětného hlasování formou emailu. Předpokládáme, že řada těchto vlastníků nebude ochotna hlasovací lístek zaslat zpět poštou. Je možnost výjimečně použít hlasování emailem? Eva V., Praha

Odpověděla Eva Ratajová, Klusák Advokátní Kancelář

Občanský zákoník (OZ) ve svém ustanovení § 1212 vyžaduje k platnosti hlasování per rollam vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Dle ustanovení § 561 odst. 1 OZ se k platnosti právního jednání učiněného v písemné formě vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat. Jiným právním předpisem se rozumí zákon č. 297/2016 Sb. a Nařízení EU č. 910/2014, tzv. eIDAS, na jehož základě lze mezi soukromoprávními osobami uznat za vlastnoruční podpis také prostý elektronický podpis, který nenaplňuje požadavky kladené na vyšší formy elektronických podpisů (tj. zaručený elektronický podpis či kvalifikovaný elektronický podpis). Elektronický podpis je přitom definován jako data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání. Dle ustanovení § 562 odst. 1 OZ je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Na základě výše uvedeného se tedy domníváme, že lze za vlastnoručně podepsaný dokument v písemné formě uznat také dokument odeslaný z e-mailu, který člen SVJ poskytl pro komunikaci s SVJ, tudíž nelze mít pochyb o tom, kdo dokument odeslal. Výše uvedené neplatí ve vztahu k veřejnoprávním institucím (např. finanční úřad, soud apod.). V případě volby členů výboru však jde o jednání mezi soukromoprávními osobami (mezi SVJ a jeho členem) s tím, že usnesení o volbě členů výboru je třeba následně doložit soudu (veřejnoprávní instituce). Je pak na konkrétním soudu, který bude návrh na zápis do obchodního rejstříku posuzovat, zda bude hlasování per rollam elektronickou formou považovat za platné. V této souvislosti upozorňujeme, že na tuto otázku prozatím neexistuje judikatura. Ke konkrétnímu dotazu tazatelky tedy uvádíme, že považujeme za možné, aby bylo uskutečněno hlasování per rollam prostřednictvím emailu s tím, že v ideálním případě by členové SVJ doručili výboru vlastnoručně podepsaný dokument obsahující jejich prohlášení dle ustanovení § 1212 OZ v písemně podobě, ale domníváme se, že pro platnost hlasování bude dostačující, pokud jej pošlou naskenovaný elektronicky z emailové adresy, kterou poskytli SVJ ke komunikaci. Tím však není dotčeno právo přehlasovaného vlastníka dle ustanovení § 1209 OZ napadnout rozhodnutí přijaté shromážděním formou per rollam.

Proč nelze rozhodovat per rollam e-mailem?

Odpověď najdeme hned na začátku odpovědi Evy Ratajové. Celé ustanovení § 1212 občanského zákoníku zní: „K platnosti hlasování se vyžaduje vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Vyžaduje-li zákon nebo stanovy, aby přijetí rozhodnutí shromáždění bylo osvědčeno veřejnou listinou, musí být podpis vlastníka jednotky na vyjádření úředně ověřen.“

Pozorný čtenář jistě již ví, v čem je „jádro pudla“. Ano, je to listina! Nikoliv Černá listina (The Blacklist) coby oblíbený seriál na Neftlixu, ale listina coby „papír“. Toto ustanovení je podle mého názoru kogentní, tedy tato podmínka podepsané vlastní rukou na listině musí být vždy splněna, bez ohledu na to, co je ve stanovách.

Důvod je jednoduchý. Vzhledem k tomu, že členové SVJ, vlastníci rozhodují často o velmi důležitých (mnohamiliónových) záležitostech, je nutné zajistit, aby rozhodnutí vlastníků byla ověřitelná, přezkoumatelná, nezpochybnitelná, aby se omezila možnost falšování výsledků. A že je falšování výsledků, zápisů apod. v SVJ zcela běžné, jsem psal v článku Falšování zápisů: V mnoha SVJ běžná praxe. Falšování je běžné v SVJ, kde se děje něco nekalého nebo minimálně výbor není schopen fungovat řádně, je neznalý, a tak falšuje. O typech výborů a vlastníků jsem psal v článku Nezájem vlastníků jednotek o správu společného majetku. Jak to změnit? Jedině vlastnoručně podepsaná listina (papír) toto zajistí. Nebudu se vyjadřovat k možnosti podepisování prostřednictvím zaručeného elektronického podpisu, neboť v tomto případě jde toliko o listinu, tu nelze elektronicky podepsat, jak je patrné.

Písemná forma má dvě podoby: listinnou a elektronickou

Argumentace Evy Ratajové, že: „Dle ustanovení § 561 odst. 1 OZ se k platnosti právního jednání učiněného v písemné formě vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé…“ a „…lze mezi soukromoprávními osobami uznat za vlastnoruční podpis také prostý elektronický podpis, který nenaplňuje požadavky kladené na vyšší formy elektronických podpisů…“, a že „…lze mezi soukromoprávními osobami uznat za vlastnoruční podpis také prostý elektronický podpis, který nenaplňuje požadavky kladené na vyšší formy elektronických podpisů…“, a také „Dle ustanovení § 562 odst. 1 OZ je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.“ je zjevně nesprávná a irelevantní, neboť Eva Ratajová evidentně nerozlišuje listinnou a elektronickou podobu písemné formy právního jednání. To by právník rozlišovat měl. To jsou základy, které by měl vědět každý člověk. A to je v zákoně napsáno, že to musí být vlastní rukou! To musí trknout každého. Z tohoto důvodu je tedy odpověď (rada) Evy Ratajové nesprávná právě z důvodu nesprávného právního posouzení.

E-mailová adresa odesilatele se dá zfalšovat!

Velmi mě znepokojila tato argumentace Evy Ratajové: „Na základě výše uvedeného se tedy domníváme, že lze za vlastnoručně podepsaný dokument v písemné formě uznat také dokument odeslaný z e-mailu, který člen SVJ poskytl pro komunikaci s SVJ, tudíž nelze mít pochyb o tom, kdo dokument odeslal.“ a „…dle ustanovení § 1212 OZ v písemně podobě, ale domníváme se, že pro platnost hlasování bude dostačující, pokud jej pošlou naskenovaný elektronicky z emailové adresy, kterou poskytli SVJ ke komunikaci.„

Zde Eva Ratajová opět potvrdila, že si plete (nerozlišuje) písemnou formu a její listinou podobu, má za to, že je to to samé. Ale není, jak jsem shora uvedl. Písemná podoba neexistuje. Poslat (naskenovaný) dokument e-mailem znamená, že neposílám listinu, ale elektronickou podobu dokumentu. Poslat listinu (papír) e-mailem nepochybně nelze. Zákonná podmínka tedy není splněna.

Rovněž tvrzení, že nelze mít pochyb o tom, kdo e-mail odeslal, když ho někdo pošle z e-mailové adresy, kterou nahlásil SVJ, je zjevná neznalost. Psát takové nesmysly… Je jednoduché zfalšovat e-mailovou adresu odesilatele! Stačí si něco o tom vyhledat na internetu. Sám jsem si to kdysi vyzkoušel, takže vím, že to funguje.

Ponaučení

Jak jsem již několikrát na tomto webu psal, spoléhat se slepě na rady právníků, advokátů nemusí být pokaždé dobré rozhodnutí. O tom jsem psal třeba v těchto článcích Jak jsem hledal advokáta, který by zastupoval vlastníka, Správa SVJ a BD od advokátů? Jak od kterých, Důvěřujete bezmezně svému advokátovi? I zde platí: Důvěřuj, ale prověřuj! Pokud máte dobré všeobecné znalosti, tak se vám určitě hodí při rozhodování obecně. Hůře vás někdo „opije rohlíkem“. Vždyť v ekonomii se učí, že riziko se snižuje:

• pojištěním
• diverzifikací (nedávám všechna vajíčka do jednoho košíku)
• získáním dodatečné informace (čím víc informací si zjistím, tím lépe se mohu dobře rozhodnout)

Ta poslední možnost je nejnáročnější, protože musíte studovat, učit se atd. Ale rozhodně se vyplatí. Třeba taková maličkost, jakou je rozlišování ústní a písemné formy právního jednání s tím, že ta písemná má ještě dvě podoby: listinnou a elektronickou. Zjistil jsem, že je dost advokátů, kteří to nevědí. A vy teď víte, jak moc důležité je to vědět a rozlišovat. Na to nepotřebujete právníka či advokáta.